Проведение общего годового собрания акционеров

Правила проведения собрания

Каждое акционерное общество обязано провести общее собрание акционеров по итогам календарного года. Порядок созыва и проведения определяется уставом АО и должен соответствовать нормам федерального закона № 208-ФЗ.

Закон позволяет обществу самостоятельно определять сроки и порядок проведения годового собрания. Для этого соответствующие положения предусматриваются в уставе АО. Однако собрание можно проводить не ранее двух месяцев и не позднее шести месяцев после завершения отчетного календарного года.

Решение о проведении общего собрания вправе принимать совет директоров либо иные органы и лица, к компетенции которых отнесено решение данного вопроса (например, единоличный руководитель общества). Проведение указанного мероприятия допускается только в форме собрания — заочные варианты голосования для годового собрания не используются.

Однако из-за пандемии коронавируса в 2020 году для акционерных обществ сделали исключение: общее собрание акционеров позволил провести в заочной форме и отодвинули срок проведения до 30 сентября 2020.

Правила назначения и проведения собрания

Лицо, уполномоченное на созыв годового собрания, должно принять соответствующее решение и уведомить всех акционеров. Для этого выполняются следующие действия:

определяется дата, место и время общего собрания;
формируется повестка дня заседания (как правило, в нее включаются вопросы об утверждении годового отчета, распределении прибыли, избрании нового состава совета директоров и ревизионной комиссии, назначении аудитора общества и т. д.);
определяется форма сообщения о проведении годового общего собрания акционеров;
утверждается комплект документов и сведений, которые будут направлены акционерам при подготовке собрания;
утверждается форма бюллетеня, если голосование на собрании будет происходить таким способом.

Чтобы сформировать реестр действующих акционеров, оформляется запрос в адрес регистратора. Это необходимо сделать не ранее 10 дней после принятия решения о назначении собрания и не позднее 25 дней до даты фактического проведения мероприятия.

В адрес каждого акционера направляется сообщение о проведении собрания. Послать извещение нужно по почте либо иным способом, разрешенным законом или уставом АО (например, для уведомления акционеров ПАО допускается обнародование сообщения через средства массовой информации). Извещение направляется не позднее 20 дней до даты проведения мероприятия.

Итоги собрания и каждого принятого решения фиксируются в протокольной форме. Порядок подтверждения принятых решений будет отличаться для разных форм общества:

для ПАО — регистратор, ведущий реестр акционеров или выполнявший функции счетной комиссии при проведении общего собрания;
для непубличных АО — регистратор либо нотариус, приглашенный на общее собрание.

После принятия решения по всем вопросам повестки дня протокол направляется в налоговые и иные уполномоченные органы, размещается в официальных источниках информации, а также используется в корпоративной деятельности.

Документы для проведения годового собрания

Для проведения общего собрания и надлежащего подведения их итогов используются следующие документы:

решение о назначении общего собрания;
повестка дня с указанием вопросов, предложенных для утверждения акционерами;
сообщение о месте, дате и времени заседания;
уведомление регистратору и нотариусу, если их присутствие на общем собрании является обязательным;
реестр акционеров на дату проведения общего собрания;
протокол общего собрания, в котором указаны итоги голосования по каждому вопросу повестки дня;
реестр акционеров, принимавших участие в заседании.

Состав информационных материалов, направляемых акционерам при подготовке к общему собранию, может отличаться. Кроме того, уставом АО может предусматриваться электронная форма направления таких документов.