Проведение общего собрания ООО

Общее собрание участников Общества может быть очередным или внеочередным, а также в ряде случаев может проводиться путем заочного голосования.

Очередное собрание проводится в сроки, установленные в уставе, но хотя бы один раз в год оно должно быть проведено в обязательном порядке.

Обычно его проведение должно быть организовано не позднее 30 апреля (4 месяц по окончанию финансового года).

В 2020 году продлили из-за пандемии коронавируса сроки проведения годового собрания перенесли до 30 сентября 2020 года.

Также обязательным требованиям к годовому собранию является его проведения в очной форме присутствия участников. Из-за пандемии коронавируса акционерным обществам разрешили проводить собрания заочно, но для обществ с ограниченной ответственностью таких послаблений не предусмотрено.

Уведомите участников о проведении собрания

Участников ООО нужно уведомить о годовом собрании как минимум за 30 дней, если устав не предусматривает другой срок.

Для этого составьте уведомление и направьте его всем участникам. В уведомлении нужно указать дату, время и место проведения собрания, а также перечень вопросов, вынесенных на рассмотрение. По умолчанию уведомление направляют заказным письмом, но устав может предусматривать другой способ.

Также вместе с уведомлением направьте участникам баланс за предыдущий год и годовой отчет ООО, а также иную информацию (материалы), предусмотренную уставом.

Проведите годовое собрание

1. Перед открытием общего собрания проводится регистрация прибывших участников. Она осуществляется в регистрационном листе. Форма такого документа законом не предусмотрена. Ее можно закрепить локальным нормативным актом организации. Прийти на собрание может как участник, так и его представитель. Представители участников общества должны предъявить доверенность. Не зарегистрировавшийся участник общества или его представитель не вправе принимать участие в голосовании.
2. Участники голосуют и принимают решения на общем собрании только по вопросам повестки дня, о которой их уведомили в установленном порядке. Если на собрании присутствуют все без исключения участники, то в этом случае они могут принимать решения и по иным вопросам. Если кто-либо из участников выносит на голосование вопросы, не предусмотренные повесткой дня, то данные вопросы должны быть отображены в протоколе.
3. Далее участники голосуют за или против принятия решений по вопросам повестки дня. По каждому вопросу нужно определить, сколько требуется голосов: простое, квалифицированное большинство или единогласное решение.
4. Подтвердите решения собрания и состав присутствовавших участников:
   • Способ подтверждения состава участников присутствующих на общем собрании и принятых ими решений может быть прописан в Уставе ООО. Это самый простой и удобный способ. В таком случае подтверждение решений собрания происходит способом, указанным в уставе;
   • Возможно в обществе существует протокол, принятый ранее, в котором участники уже закрепили способ подтверждения на будущие решения собрания;
   • Способ подтверждения можно указать непосредственно в протоколе общего годового собрания. Но в связи с утвержденным обзором судебной практики (утв. Президиумом Верховного Суда РФ 25.12.2019) налоговые настаивают на том, что такой протокол в любом случае подлежит заверению у нотариуса;
   • Провести общее собрание в присутствии нотариуса, который изготовит свидетельство об удостоверении факта принятия общим собранием решений и состава присутствующих участников.

Оформите протокол проведения собрания

В срок три рабочих дня составьте протокол проведения годового собрания.

В соответствии с п. 6 ст. 37 ФЗ об ООО исполнительный орган общества организует ведение протокола общего собрания участников общества. Протокол составляет секретарь собрания, избранный в ходе его проведения. Эту работу обычно выполняет корпоративный секретарь, а в случае его отсутствия в организации — юрист, реже — обычный секретарь. Дата протокола (который может быть оформлен позже дня проведения собрания) всегда соответствует дате самого собрания.

Также следует отметить, что не позднее чем в течение 10 дней после составления протокола его копию необходимо направить всем участникам общества в том же порядке, что и сообщения о проведении общего собрания.