Согласие на обработку персональных данных работника

Что является персональными данными (ПД)

Персональные данные — это любая информация, позволяющей идентифицировать человека и касающееся его личности.

Можно привести примерный перечень персональных данных работника:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• адрес места жительства;
• сведения, содержащиеся в документах, предоставляемых при трудоустройстве: паспорте, ИНН, трудовой книжке, документе об образовании, СНИЛС и т.д.;
• сведения о трудовом (страховом) стаже;
• сведения о привлечении работника к материальной ответственности;
• сведения о состоянии здоровья и результатах медицинского обследования работника;
• любые иные сведения, позволяющие определить работника.

Что такое согласие на обработку персональных данных

Обработка персональных данных — любое действие (операция) или совокупность действий, совершаемых с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), удаление и т.д. персональных данных.

Согласие на обработку ПД — письменное разрешение физического лица, дающее право организации обрабатывать его персональные данные (то есть получать, собирать, обрабатывать, использовать и хранить персональные сведения о нём).

При этом организация принимает на себя обязательство использовать поступившую в её распоряжение информацию только в определённых целях и защищать её от неправомерных действий третьей стороны.

Для чего необходимо согласие на обработку ПД

Если организация получает доступ к персональным данным физического лица, то она должна получить согласие этого субъекта на обработку ПД.

Наиболее частым случаем получения и обработки персональной информации о человеке является сбор и анализ работодателем сведений о своем работнике (уже работающем или вновь принимаемом на работу).

Есть примеры, когда получение согласия не требуется. Однако мы рекомендуем всё-таки, в любом случае, при приёме на работу заручиться согласием каждого принятого на работу человека на обработку его персональных данных. В этом документе должно быть подробно расписано, как, с какой целью и какие конкретно сведения будут применяться, обрабатываться и храниться.

Случаи, когда согласие не обязательно, а когда без него не обойтись

Согласие на обработку (а также на передачу) персональных данных не потребуется в случаях, когда сведения запрашиваются для выполнения возложенных законодательством РФ на работодателя функций и обязанностей или если они необходимы для заключения и исполнения трудового договора.

Например, чтобы подготовить трудовой договор, необходимо знать ФИО человека, реквизиты его паспорта. При оформлении личной карточки понадобятся сведения об уровне образования и квалификации. Для предоставления допуска к некоторым видам работ понадобится информация о состоянии здоровья работника.

То есть, если работодатель получает от работника и обрабатывает лишь ту информацию, которая необходима для исполнения трудового договора, трудового и иного законодательства, получение согласия работника на такие действия не требуется.

Взять согласие на обработку нужно будет, если работодателю понадобилось больше информации о работнике, чем необходимо.

Например, телефон работника не является обязательным для указания в трудовом договоре. Но большинство работодателей просят предоставить данную информацию и указывают её в различных документах. Или работодатель может запрашивать информацию о количестве детей, чтобы организовать выдачу новогодних подарков. Для всего этого необходимо получить согласие работника на обработку ПД.

Также с передачей персональных данных: в некоторых случаях работодатель вправе сообщить ПД работника третьим лица без его письменного согласия. Например, для предупреждения угрозы жизни и здоровью работника, или в целях исполнения обязательств перед государством (передача сведений в ПФР и ФСС, в военкомат, налоговые органы, по требованию полиции, прокуратуры, приставов и судов и т.д.)

Но если персональные данные работника требуется передать в иных целях (например, для оформления зарплатных карт, при организации участия в конференции, при передачи кадрового или бухгалтерского учёта на аутсорсинг), то тогда работодатель обязан получить согласие работников на передачу их персональных данных.

Интересен вопрос по оформлению пропусков для доступа к месту работы. В таком случае, обработка персональных данных производится без согласия работника при условии, что пропускного режим работодатель организует самостоятельно. В том случае, если пропускной режим находится под контролем сторонней организации, то согласие на передачу ПД обязательно.

Форма согласия на обработку и передачу ПД

При приёме на работу согласие обычно составляется в письменном виде путём создания отдельного документа. Унифицированного шаблона согласия нет, поэтому используется произвольная форма. Но при этом согласие должно содержать некоторые обязательные сведения:

• сведения о работнике и работодателе;
• цель обработки персональных данных;
• перечень действий с ПД, на совершение которых дается согласие;
• перечень ПД, на обработку которых дается согласие;
• срок, в течение которого действует согласие;
• подпись работника.

Ответственность за нарушение правил обработки персональных данных

Ответственность предусмотрена ч. 2 и ч. 2.1 ст. 13.11 КоАП РФ. За нарушение порядка получения согласия, если согласие составлено неверно или оно вовсе отсутствует (в случаях, когда такое согласие необходимо) работодателя ждут следующие штрафы:

• для должностных лиц — от 20 000 до 40 000 руб.
• для юридических лиц — от 30 000 до 150 000 руб.

За повторное нарушение:

• для должностных лиц — от 40 000 до 100 000 руб.
• для индивидуальных предпринимателей — от 100 000 до 300 000 руб.
• для юридических лиц — от 300 000 до 500 000 руб.