Организации и ИП находят привлечение самозанятых весьма привлекательным способом сотрудничества.
Ведь за самозанятого не нужно платить НДФЛ и страховые взносы, не нужно предоставлять ему социальные гарантии как работнику (отпуск, больничный и т.д.). А выплаченный самозанятому суммы можно учесть в качестве расходов и таким образом уменьшить налоговую базу.
Но несмотря на выгодные налоговые и иные условия, нужно задуматься о некоторых правовых рисках.
Риск 1. У исполнителя на самом деле нет статуса самозанятого или он его утратил в процессе сотрудничества.
В этом случае заказчику будет необходимо оплатить НДФЛ и страховые взносы как при обычном договоре ГПХ. И выплаченную суммы невозможно будет принять в расходы по тем чекам, которые предоставлял исполнитель.
Поэтому при сотрудничестве с самозанятым нужно:
- Проверять статус самозанятого в начале сотрудничество и перед каждым платежом (путём запроса справки от самозанятого или самостоятельно на сайте https://npd.nalog.ru/check-status/).
- В договоре прописывать обязанность самозанятого сообщать об утере данного статуса. А при невыполнении данного требования можно предусмотреть ответственность — возмещение убытков заказчика, выплату неустойки. Также можно добавить обязанность исполнителя предоставлять по запросу заказчика справку о доходах по НПД.
- Обязательно после каждой оплаты требовать чек от самозанятого. Проверять сведения, указанные в чеке, а также сканировать QR-код, чтобы проверить оригинал чека на сайте (тогда вы будете уверены, что чек не поддельный).
- Следить за доходом самозанятого, ведь по закону его доход не может превышать 2, 4 млн рублей в год (иначе он лишается статуса самозанятого). Иногда заказчик не знает со сколькими лицами сотрудничает самозанятый и какие доходы от этого получает. Поэтому он может запросить у самозанятого справку о доходах по НПД, которая формируется в приложении «Мой налог».
Риск 2. Переквалификация договора с самозанятым в трудовой договор.
В случае, если выявится подмена трудовых правоотношений, организация кроме указанных ранее последствий также может быть привлечена к административной ответственности по ст. 5.27 и ст. 5.27.1 КоАП РФ.
Чтобы этого избежать советуем придерживаться следующих правил:
Правило 1. Убедитесь, что договор с самозанятым не содержит в себе признаки трудового соглашения:
- укажите там определённую услугу (работу), но не ряд трудовых функций и трудовых обязанностей;
- не предусматривайте в договоре оплату за услуги в фиксированных суммах два раза в месяц;
- на прописывайте в обязанности исполнителя соблюдение режима работы, внутреннего трудового распорядка организации;
- не упоминайте про социальные гарантии в соглашении: избегайте таких слов как «отпуск», «больничный», «премия» и т.д.
Правило 2. Договор не должен быть слишком длительным или неограниченным по времени.
Можно делать «перерывы» в сотрудничестве с одним и тем же самозанятым, менять в договорах с ним спектр услуг и суммы оплаты.
В крайнем случае предусмотрите в соглашении автоматическую пролонгацию договора — то есть пропишите, что если ни одна из сторон не выразит намерение расторгнуть договор, то он автоматически пролонгируется на тот же срок и на тех же условиях.
Правило 3. Нельзя привлекать в качестве самозанятого бывшего сотрудника в течение двух лет с момента его увольнения.
Чтобы обойти это правило, некоторые привлекают бывших работников как самозанятых в другие компании холдинга. Это хоть прямо и не запрещено, но может быть поводом к проведению налоговой и трудовой проверки.
Также возникнут подозрения у контролирующих органов, если в компании массово будут расторгнуты договоры с работниками, а вместо них заключены соглашения с самозанятыми. Поэтому на сотрудничество с самозанятыми лучше переходить постепенно.
Правило 4. Не для всех работ стоит привлекать самозанятых.
Приведём сразу примеры:
- Продавец в магазине — это работник. У него есть определённый график работы в определённом месте на территории работодателя. Привлекать для такой работы самозанятого не стоит, налоговая сразу выявит факт подмены трудовых правоотношений.
- Бухгалтер в крупной организации ведёт весь процесс, постоянно находится в офисе, подписывает различные документы организации и т.д. В таком случае сотрудничать с ним как с самозанятым очень опасно.
- Но если компания небольшая и бухгалтер только составляет определённые отчётности или делает расчёты, посещает офис крайне редко (чтобы забрать или отдать бумаги), работает не по графику, а в удобное для него время, то в таком случае с ним можно работать как с самозанятым.
- Отметим также, что самозанятого опасно привлекать для выполнения какого-то непрерывного процесса в организации, например, в качестве упаковщика на конвейер.
Самое правильное, привлекать самозанятого только на разовые задачи, которые не связаны с основной деятельностью организации.
Правило 5. Избегайте ситуаций, когда у самозанятого есть только один заказчик.
Формально это законодательством не запрещено, но фактически приводит к пристальному вниманию со стороны налоговой инспекции.
Поэтому лучше всего, если у самозанятого будут и другие заказчики. Например, юрист-самозанятый помимо предоставления услуг организации время от времени может составлять исковые заявления или другие документы для заказчиков-физических лиц.
Также можно для самозанятого сделать сайт, или хотя бы страницы в социальных сетях, где он будет предлагать свои услуги неограниченному кругу лиц (необязательно соглашаться на поступающие заказы — важно, что самозанятый предпринимает попытки для привлечения клиентов).
Правило 6. Самозанятость должна быть осознанной.
Договариваясь об оказании услуг с самозанятым, рекомендуем удостовериться, что человек понимает всю суть самозанятости и не считает, что его «берут на работу».
Если самозанятый, подписав ГПХ договор, будет рассчитывать на стабильную зарплату, отпуска и больничные, то, не получив желаемого, он может обратиться в трудовую и налоговую инспекции.
Также, сейчас всё чаще ФНС сама вызывает самозанятых на беседы, где интересуется сотрудничеством с определёнными организациями. Они могут спрашивать:
- как человек нашёл заказчика — не нужно отвечать, что он искал работу и увидел подходящую вакансию;
- было ли обязательным наличие статуса самозанятого — на этот вопрос нельзя отвечать «да»;
- в чём заключаются услуги и как они оказываются, как производится выплата вознаграждения — инспекторы будут всячески искать в ответах признаки трудовых правоотношений;
- кто оплачивает расходы самозанятого при выполнении им работ — самозанятые должны обеспечивать себя самостоятельно материалами, оборудованием, оплачивать электричество, связь и т.д.;
- предусмотрена ли для самозанятого какая-либо дисциплинарная ответственность и т.д.
Поэтому нужно донести до самозанятых какие верные ответы должны быть у них заготовлены на подобные вопросы.
Правило 7. Не выплачивайте вознаграждение два раза в месяц в один и те же дни.
То есть платежи самозанятым не должны быть похожи на зарплату. Лучше всего привязать факт оплаты к объемам, этапам выполненной работы.
Также ни в коем случае нельзя включать самозанятого в зарплатный проект. Для осуществления выплат запросите у него банковские реквизиты, куда вы будете перечислять оплату.
Правило 8. Избегайте также следующих ситуаций, которые могут свидетельствовать о подмене трудовых отношений:
- самозанятый не должен числиться в табеле учёта рабочего времени, в графике отпусков, в приказах о премировании и иных подобных документах;
- не контролируйте график работы самозанятого (но если работы ведутся на режимном объекте, то здесь будет иметь место соблюдение режима работы объекта и к рабочему времени отношения иметь не будет);
- не назначайте над самозанятым руководителя — то есть руководитель юридического отдела не может быть «начальником» над юристом-самозанятым;
- избегайте ситуации, когда у компании в штатном расписании есть свободная должность, которая предполагает те же обязанности, которые выполняет самозанятый.
