Согласно трудовому законодательству одним из видов поощрения за добросовестное исполнение трудовых обязанностей является премия, выписываемая работнику.
Правильное оформление премирование особенно важно для компаний, у которых налогообложение требует подтверждение их расходов. То есть расходы на премирование могут быть оспорены налоговыми органами. Чтобы этого не произошло нужно соблюсти несколько условий:
- В компании должны быть предусмотрены возможности премирования в положении об оплате труда, в положении о премировании.
- Желательно предусмотреть конкретные показатели премирования, например, менеджерам по продажам можно установить зависимость премии от количества продаж, сборщикам заказа — от количества и качества собранных заказов и т.д. При этом нужно избегать неопределённых формулировок.
- Перед выплатой премии лучше составить документ, который подтвердит основание для выплаты. Это могут быть служебные записки, представления, ходатайства от непосредственного начальника премированного сотрудника.
- В качестве расходов можно будет учесть только производственные премии, то есть за трудовые достижения сотрудника. Премии к праздникам, юбилеям и иные подобные поощрения не могут учитываться при определении налоговой базы по налогу на прибыль (письмо Минфина России от 24.04.2013 № 03-03-06/1/14283).
- Работодатель должен издать приказ о премировании. Организация имеет право воспользоваться унифицированным бланком Т11 или разработать собственную форму.
Постановлением Госкомстата «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» от 05.01.2004 № 1 установлен стандарт формы Т11 для приказа о поощрении сотрудника. В 2012 году Министерством финансов была дана информация № ПЗ-10/2012, в которой разъяснено, что применение унифицированных форм с 2013 года не является обязательным.
Оформление приказа по форме Т-11
Бланк заполняется следующим образом:
- В шапке указывается наименование и ОКПО организации, номер приказа и дата его составления.
- Ниже необходимо обозначить работника, которому полагается премия. Перечислите ФИО, должность, структурное подразделение и табельный номер сотрудника.
- Укажите мотив поощрения, то есть за что осуществляется премирование (указание конкретных достижений, заслуг или иных оснований). Здесь старайтесь избегать общих формулировок (например, «за хорошие результаты работы»). Лучше расписать какая конкретно работа была и что именно было сделано хорошо (Выполнение поставленного плана задач за второй квартал 2020 года).
- Пропишите размер вознаграждения в твердой сумме (даже если в положении о премировании указан размер премии в процентах от оклада, в приказе по форме Т-11 укажите рассчитанную сумму в рублях). Когда в качестве поощрения выступает ценный подарок — укажите в приказе его наименование (пример, наручные часы НИКА 0008.2.9.33A).
- В строке «Основание» пишется конкретный документ, на основе которого происходит премирование (обычно это представление начальника отдела, в котором трудится работник).
- В завершение приказ подписывает руководитель организации, проставляется подпись и дата ознакомления премированного сотрудника с приказом.
